Kurumsal bir filonun gözle görünmeyen en büyük gider kalemleri; kontrolsüz akaryakıt tüketimi, gözden kaçan bakım masrafları ve manuel olarak hesaplanmaya çalışılan karmaşık hakediş tablolarıdır. Dağıtık organizasyonlarda bu süreçlerin geleneksel yöntemlerle yönetilmesi, kurumları ciddi maddi kayıplarla karşı karşıya bırakır.
FiloSoft, maliyetleri kontrol altına almak için bir dizi teknolojik otomasyon sunar. Bunların başında Akaryakıt Entegrasyonu gelir. Sistem; OPET, BP, POAŞ ve Shell gibi ana dağıtım şirketlerinden kullanıcı müdahalesine gerek kalmadan web servis aracılığıyla otomatik akaryakıt alım verisi çeker. Filo yöneticileri, sistem üzerinden akaryakıt alım kural ve kısıtları belirleyebilir; kural dışı işlemler otomatik olarak tespit edilerek kusurlulara rücu edilebilir.
Bakım ve onarım süreçlerinde ise zamanlama ve parça takibi hayati önem taşır. Erken bakım yapmak yağ maliyetlerini artırırken, geç bakım yapmak aracın garantiden çıkmasına yol açar. FiloSoft, iş emirlerini ve proforma faturaları elektronik ortamda yönetmenin yanı sıra parça bazında garanti takibi yaparak aynı arıza için gereksiz yere tekrar ödeme yapılmasını engeller. Ayrıca lastik kimlik kartları sayesinde kışlık/yazlık lastik değişimleri ve diş derinliği ölçümleri yakından izlenerek güvenlik ve tasarruf bir arada sunulur.
Finansal tarafta ise, özellikle kiralık araçlar ve sefer usulü ulaştırmalar için hazırlanan otomatik hakediş modülü dikkat çeker. Sözleşme şartları, akaryakıt fiyat farkları ve şoför/araç puantajları sistem tarafından otomatik olarak değerlendirilerek hakedişler hatasız şekilde hesaplanır. Tüm bu süreçler, kayıp ve kaçakları engelleyerek kurum bütçesine doğrudan tasarruf olarak yansır.