Büyük araç veya iş makinası filolarına sahip belediyeler, enerji ve gaz dağıtım şirketleri ile su ve kanalizasyon idareleri için araçların takibi kritik bir öneme sahiptir. Ancak günümüzde pek çok kurum, sadece konum tabanlı (GPS) araç takip sistemlerinin sağladığı verilerle yetinmekte ve bu durum ciddi bir yönetim ve denetim zafiyetine yol açmaktadır.
Faaliyetleri için araç kullanım ihtiyacı olan kurumlarda, israfın başlıca kaynağı kurum araçlarının özel işler için kullanımıdır. Geleneksel araç takip sistemleri, mesai saatleri dışındaki kullanımları gösterebilir ancak 7/24 hizmet veren belediyeler ve altyapı kurumlarında bu kontroller bir süre sonra işlevini yitirir. Çünkü GPS sadece aracın “nerede” olduğunu söyler, “neden” orada olduğunu açıklayamaz.
Bu noktada FiloSoft Bütünleşik Filo Yönetim Sistemi devreye girmektedir. FiloSoft, ulaştırma taleplerini ve görev onay süreçlerini (araç görev pusulası) elektronik ortamda yürütür. Araçların görev ve sefer planlamaları, araç takip sisteminden gelen sürüş, rota ve kural ihlali bilgileriyle otomatik olarak eşleştirilir. Böylece hangi aracın lüzumsuz yere veya görev dışı kullanıldığı anında tespit edilerek israf önlenir ve ihtiyaç fazlası araç tedarikinin önüne geçilir.
Ayrıca FiloSoft, veri giriş yükünü sadece filo yöneticisinin omzuna yüklemez. Şoförler, bakım onarım servisleri ve akaryakıt tedarikçileri gibi tüm paydaşların kullandığı süreç tabanlı yapısıyla, bilgiyi doğrudan kaynağında hatasız olarak toplar. Filonuzun daha uzun ömürlü olması ve maliyetlerin düşürülmesi için geleneksel takipten, bütüncül bir yönetim anlayışına geçmenin tam zamanı.